Préparer votre diagnostic IA : la checklist

Décrire votre fonctionnement actuel

Choisissez un processus concret : émission des factures, suivi des paiements, traitement des messages ou production d’un rapport. Décrivez son point de départ, les étapes suivies et le résultat attendu. Un exemple réel aide davantage qu’une présentation générale de l’entreprise.

• Qui réalise la tâche et qui vérifie son résultat ?
• Quels outils et documents sont utilisés ?
• Quelles informations sont saisies plusieurs fois ?

Repérer les points de friction

Notez les retards, les demandes oubliées, les doubles saisies et les corrections fréquentes. Si vous disposez déjà d’un suivi du temps ou du volume de demandes, apportez-le. Des estimations clairement identifiées peuvent servir de point de départ.

• Fréquence et volume de la tâche.
• Temps mobilisé par les collaborateurs.
• Conséquences d’une erreur ou d’un retard.

Préparer les éléments utiles à l’échange

Réunissez quelques exemples de documents et de messages, ainsi que la liste de vos outils. Utilisez des versions anonymisées pour la première discussion. Il suffit de montrer la structure des informations et le fonctionnement du processus.

• Un exemple de facture, de demande ou de rapport.
• La liste des logiciels et canaux de communication.
• Les personnes qui connaissent le processus au quotidien.

Définir ce qui ferait une différence

Expliquez ce que votre équipe souhaite retrouver : du temps pour analyser, une meilleure organisation des demandes ou une vision plus claire de l’activité. Le diagnostic permet de discuter d’un périmètre réaliste et de préparer les priorités d’une éventuelle mission.